Rispondere a una richiesta di informazioni EUFLR
La fase preliminare inizia con una lettera. L'autorità capofila chiede che cosa avete fatto per individuare, prevenire, mitigare o porre fine al lavoro forzato nella vostra catena, e vi dà 30 giorni lavorativi. Ha poi 30 giorni lavorativi per decidere se sussiste un sospetto fondato.
L'articolo 17 dice all'autorità che cosa valutare: la dovuta diligenza svolta, ogni misura correttiva, e ogni altra misura adottata. Gli orientamenti aggiungono che cosa può richiedere — politiche e formazione, valutazioni del rischio, mappe multilivello dei fornitori, ordini di acquisto e fatture, catena di custodia, geolocalizzazione degli stabilimenti, prove del questionario, registri di misure correttive — e avvertono che l'incapacità di fornire informazioni di tracciabilità gioca a vostro sfavore e che la mancata cooperazione può essa stessa essere trattata come prova. Il fascicolo probatorio della piattaforma è proprio quell'elenco, per linea di prodotto, nell'ordine degli orientamenti: ogni voce presente, parziale o mancante, con la propria classificazione e la propria fonte, esportabile come un unico pacchetto datato. Quando arriva la lettera, l'orologio su quella schermata parte, l'elenco delle lacune diventa il piano per i giorni rimanenti, e il fascicolo esce alla scadenza con tutto ciò che è presente e le lacune dichiarate come lacune. Il registro di controllo lo accompagna, perché la sequenza datata che mostra che lo screening è stato eseguito e le richieste sono state inviate prima della lettera è la cosa più forte nella risposta.