Oświadczenie o należytej staranności i unijny System Informacyjny, od początku do końca

Wszystko inne w EUDR jest przygotowaniem do jednego aktu: złożenia oświadczenia o należytej staranności. To krótki dokument, składa się w kilka chwil i to jest moment, w którym duża ilość dowodów staje się twierdzeniem prawnym złożonym przez wskazaną osobę w Waszej organizacji.

Tę ostatnią część warto rozważyć przed mechaniką, bo łatwo ją zgubić w dyskusji o formatach plików. Składając oświadczenie, operator przyjmuje odpowiedzialność za zgodność produktu. To nie jest wgranie danych. To deklaracja.

Co wchodzi do oświadczenia

Treść jest przepisana, a nie otwarta. W istocie oświadczenie zawiera:

• Kim jest operator, w tym EORI tam, gdzie ma to znaczenie.
• Czym są produkty, według kodu klasyfikacji celnej, z opisem i ilością.
• Kraj produkcji.
• Geolokalizację wszystkich działek, na których towar został wytworzony, z datą lub zakresem czasu produkcji.
• Deklarację, że przeprowadzono należytą staranność i że stwierdzono nie więcej niż znikome ryzyko.

Geolokalizacja niesie ciężar i najczęściej zawodzi. Wszystko inne z tej listy już gdzieś istnieje w zwykłym procesie importu; współrzędne działek — zwykle nie.

Numer referencyjny

Udane zgłoszenie zwraca numer referencyjny. Od nowelizacji z 2025 r., która przeniosła obowiązek składania na stronę po raz pierwszy wprowadzającą towary na rynek, ten numer stał się tkanką łączną całego reżimu.

Cytuje się go w zgłoszeniu celnym, żeby towary dało się powiązać z oświadczeniem, które je obejmuje. Przekazuje się go operatorom dalszym i traderom, którzy go zatrzymują, zamiast składać ponownie. I to nim organ wyciągnie Wasz plik.

Praktyczna konsekwencja: numery referencyjne trzeba traktować jako dane łańcucha dostaw pierwszej klasy — przypięte do przesyłek, przetrwające dzielenie i konsolidację, i możliwe do odnalezienia lata później. Większość konfiguracji ERP nie ma oczywistego miejsca na taki numer, a pole komentarza nie jest miejscem, w którym da się wyszukiwać pod presją czasu.

Przebudowa z 2026 r.

Dostęp do Systemu Informacyjnego był ograniczony od połowy lutego 2026 r., gdy przebudowywano go pod nowelizację, z etapowym otwarciem od czerwca. To była zmiana zasadnicza, a nie konserwacja.

Ręcznie czy przez API

Przy garści przesyłek rocznie interfejs WWW wystarczy. Powyżej tego szybko przestaje być realny — nie dlatego, że pisanie jest wolne, lecz dlatego, że ręczne zgłoszenie oznacza, że treść oświadczenia składa człowiek z kilku systemów, i tam wchodzą niespójności.

Argument za wczesną integracją to nie przepustowość. To to, że integracja zmusza Was do odkrycia, miesiące przed terminem, że dane działek nie pasują do oczekiwanej struktury — odkrycie tanie we wrześniu i bardzo drogie pod koniec grudnia.

Gdzie w tym cło

Oświadczenie i zgłoszenie celne to osobne akty, które muszą się zgadzać. Gdy istotne produkty zgłasza się do dopuszczenia do obrotu lub do wywozu, w zgłoszeniu celnym cytuje się numer referencyjny oświadczenia o należytej staranności, a organy celne mogą zatrzymać towary, gdy to powiązanie brakuje lub się nie rozwiązuje.

Konsekwencja dla planowania: zgłoszenie nie jest zadaniem back-office na koniec miesiąca. Leży na ścieżce krytycznej przesyłki i musi się zakończyć, zanim towary przejdą odprawę. Każdy proces, który ręcznie składa dane działek per przesyłka, staje się wąskim gardłem na granicy, a nie administracyjną niedogodnością.

Terminy i pomyłki

Oświadczenie składa się przed wprowadzeniem na rynek lub wywozem, nie po. Zgłoszenie wsteczne, by objąć towary już dopuszczone, nie naprawia pozycji — obowiązkiem było najpierw przeprowadzić staranność, a znacznik czasu rejestruje, czy tak zrobiliście.

Jeśli coś później okaże się nieprawidłowe, odpowiedzią jest działanie, a nie zostawienie tego: poprawić zapis, a gdy ustalono niezgodność, podjąć kroki wymagane rozporządzeniem i poinformować właściwy organ. Oświadczenie, o którym wiadomo, że jest błędne, i które zostawiono, to pozycja znacznie gorsza niż oświadczenie skorygowane.

Co zrobić przed grudniem

1. 1

   Zarejestrujcie się teraz

   Rejestracja jest administracyjna i można ją zrobić długo przed jakimkolwiek zgłoszeniem. Jest też zależnością dla wszystkiego innego.

2. 2

   Składajcie testowe oświadczenia na prawdziwych danych

   Nie na danych przykładowych. Prawdziwe działki od prawdziwego dostawcy — to ujawnia problemy strukturalne.

3. 3

   Zdecydujcie, gdzie mieszka numer referencyjny

   Wyszukiwalne pole na przesyłce, przed pierwszym żywym zgłoszeniem, a nie po setnym.

4. 4

   Wskażcie, kto podpisuje

   Zgłoszenie jest deklaracją odpowiedzialności. Ktoś w organizacji ją składa i powinien o tym wiedzieć, zanim to zrobi.

Gdy system jest niedostępny

Każdy proces z twardą zależnością od systemu zewnętrznego potrzebuje odpowiedzi na dzień, w którym tego systemu nie ma, a przebudowa dodała zdefiniowane procedury awaryjne właśnie po to. Warto wiedzieć, jakie są, zanim będą potrzebne, bo alternatywą jest nieplanowane zatrzymanie na granicy bez uzgodnionego fallbacku.

To samo dotyczy Waszej strony integracji. Pipeline zgłoszeń, który milczy przy awarii — kolejkując oświadczenia, które nigdy nie trafiają do systemu — jest gorszy niż ten, który hałasuje, bo towary jadą dalej w założeniu, że zgłoszenie nastąpiło. Alertowanie o niepotwierdzonych zgłoszeniach przy wolumenie nie jest opcjonalne.

Samo oświadczenie jest naprawdę proste. Jeśli zgłoszenie wydaje się trudne, trudność prawie nigdy nie leży w formularzu — leży w tym, że formularz żąda powiązania między towarem a gruntem, którego łańcuch dostaw nigdy nie był zbudowany, by utrzymywać.

Opublikowano 11 sierpnia 2026 · Zaktualizowano 12 sierpnia 2026 · Ostatni przegląd 12 sierpnia 2026 wobec źródeł wymienionych powyżej.