Répondre à une demande d'informations EUFLR
La phase préliminaire commence par une lettre. L'autorité chef de file demande ce que vous avez fait pour identifier, prévenir, atténuer ou faire cesser le travail forcé dans votre chaîne, et vous donne 30 jours ouvrables. Elle dispose ensuite de 30 jours ouvrables pour décider s'il existe une préoccupation étayée.
L'article 17 indique à l'autorité ce qu'elle doit pondérer : la diligence raisonnable exercée, toute mesure corrective, et toute autre mesure prise. Les lignes directrices ajoutent ce qu'elle peut demander — politiques et formation, évaluations des risques, cartes fournisseurs multi-rangs, bons de commande et factures, traçabilité, géolocalisation des sites, preuves de questionnaire, registres de remédiation — et avertissent que l'incapacité à fournir des informations de traçabilité joue contre vous et que la non-coopération peut elle-même être traitée comme une preuve. Le dossier de preuves de la plateforme reprend cette liste, par ligne de produit, dans l'ordre des lignes directrices : chaque élément présent, partiel ou manquant, avec sa note et sa source, exportable en un seul ensemble daté. Quand la lettre arrive, l'horloge sur cet écran démarre, la liste des manques devient le plan pour les jours restants, et le dossier part à l'échéance avec ce qui est présent et les manques énoncés comme des manques. La piste d'audit part avec lui, parce que la séquence datée montrant que le criblage a tourné et que les demandes sont parties avant la lettre est l'élément le plus fort de la réponse.