La dichiarazione di dovuta diligenza e il sistema informativo dell’UE, da un capo all’altro

Tutto il resto nell’EUDR è preparazione a un atto: presentare una dichiarazione di dovuta diligenza. È un documento breve, ci vogliono pochi istanti per depositarlo, ed è il punto in cui una grande quantità di prove diventa un’asserzione giuridica da una persona nominata nella vostra organizzazione.

Quest’ultima parte merita di essere meditata prima della meccanica, perché è facile perderla nella discussione dei formati di file. Presentando, l’operatore assume la responsabilità della conformità del prodotto. Non è un caricamento di dati. È una dichiarazione.

Che cosa entra in una dichiarazione

Il contenuto è prescritto piuttosto che aperto. In sostanza una dichiarazione reca:

• Chi è l’operatore, compreso l’EORI ove pertinente.
• Quali sono i prodotti, per codice di classificazione doganale, con descrizione e quantità.
• Il paese di produzione.
• La geolocalizzazione di tutti gli appezzamenti in cui la materia prima è stata prodotta, con la data o l’intervallo temporale di produzione.
• Una dichiarazione che la dovuta diligenza è stata esercitata e che non è stato riscontrato un rischio più che trascurabile.

La geolocalizzazione è la parte che porta il peso e quella che fallisce più spesso. Tutto il resto di quell’elenco esiste già da qualche parte in un normale processo di importazione; le coordinate degli appezzamenti in genere no.

Il numero di riferimento

Una presentazione riuscita restituisce un numero di riferimento. Da quando l’emendamento del 2025 ha spostato l’obbligo di deposito sulla parte che immette per prima le merci sul mercato, quel numero è diventato il tessuto connettivo di tutto il regime.

È citato nella dichiarazione doganale, così le merci possono essere collegate alla dichiarazione che le copre. È passato agli operatori a valle e ai commercianti, che lo conservano invece di presentare di nuovo. Ed è ciò che un’autorità userà per estrarre il vostro fascicolo.

La conseguenza pratica è che i numeri di riferimento vanno trattati come dati di filiera di primo piano — agganciati alle spedizioni, sopravvivendo a frazionamento e consolidamento, e recuperabili anni dopo. La maggior parte delle configurazioni ERP non ha un posto ovvio dove metterne uno, e un campo commento a testo libero non è un posto che potete interrogare sotto pressione di tempo.

La ricostruzione del 2026

L’accesso al sistema informativo è stato ristretto da metà febbraio 2026 mentre veniva rielaborato per portare il regolamento modificato, con una riapertura a tappe da giugno. È stato un cambiamento sostanziale, non manutenzione.

A mano o tramite API

Per una manciata di spedizioni all’anno l’interfaccia web va bene. Oltre, smette in fretta di essere sostenibile — non perché digitare sia lento, ma perché la presentazione manuale significa che il contenuto della dichiarazione è assemblato da una persona da diversi sistemi, ed è lì che entrano le incoerenze.

Il caso per integrare presto non è il throughput. È che l’integrazione vi costringe a scoprire, mesi prima della scadenza, che i dati degli appezzamenti non si adattano alla struttura attesa — una scoperta economica a settembre e molto cara a fine dicembre.

Dove entra la dogana

La dichiarazione e la dichiarazione doganale sono atti distinti che devono allinearsi. Quando prodotti pertinenti sono dichiarati per l’immissione in libera pratica o per l’esportazione, il numero di riferimento della dichiarazione di dovuta diligenza è citato nella dichiarazione doganale, e le autorità doganali possono trattenere le merci dove quel nesso manca o non si risolve.

La conseguenza per la pianificazione è che il deposito non è un compito di back-office che può accadere a fine mese. Sta sul percorso critico della spedizione, e deve concludersi prima che le merci possano sdoganare. Qualsiasi processo che assembla i dati degli appezzamenti a mano, per spedizione, diventa un collo di bottiglia al confine piuttosto che un inconveniente amministrativo.

I tempi, e sbagliare

La dichiarazione si presenta prima dell’immissione sul mercato o dell’esportazione, non dopo. Depositare retroattivamente per coprire merci già immesse in libera pratica non ripara la posizione — l’obbligo era di aver fatto la diligenza prima, e il timestamp registra se l’avete fatto.

Se qualcosa in seguito si rivela scorretto, la risposta è agire invece di lasciarlo: correggere il registro e, ove sia accertata la non conformità, adottare le misure che il regolamento richiede e informare l’autorità competente. Una dichiarazione che si sa essere sbagliata e lasciata in piedi è una posizione notevolmente peggiore di una che è stata corretta.

Che fare prima di dicembre

1. 1

   Registratevi ora

   La registrazione è amministrativa e può essere fatta molto prima di presentare qualsiasi cosa. È anche una dipendenza per tutto il resto.

2. 2

   Presentate dichiarazioni di prova su dati reali

   Non dati campione. Appezzamenti reali di un fornitore reale, che è ciò che espone i problemi strutturali.

3. 3

   Decidete dove vive il numero di riferimento

   Un campo interrogabile sulla spedizione, prima della prima presentazione live piuttosto che dopo la centesima.

4. 4

   Nominate chi firma

   La presentazione è una dichiarazione di responsabilità. Qualcuno nella vostra organizzazione la fa, e dovrebbe saperlo prima di farla.

Quando il sistema non è disponibile

Qualsiasi processo con una dipendenza dura da un sistema esterno ha bisogno di una risposta per il giorno in cui quel sistema non c’è, e la ricostruzione ha aggiunto procedure di contingenza definite proprio per quello. Vale la pena saperle prima di averne bisogno, perché l’alternativa è un arresto imprevisto al confine senza un ripiego concordato.

Lo stesso vale per il vostro lato dell’integrazione. Una pipeline di presentazione che fallisce in silenzio — accodando dichiarazioni che non raggiungono mai davvero il sistema — è peggio di una che fallisce rumorosamente, perché le merci continuano a muoversi nell’ipotesi che il deposito sia avvenuto. L’alerting sulle presentazioni non confermate non è opzionale a volume.

La dichiarazione in sé è davvero semplice. Se il deposito sembra difficile, la difficoltà quasi mai sta nel modulo — è che il modulo chiede un nesso tra merci e terre che la filiera non è mai stata costruita per mantenere.

Pubblicato 11 agosto 2026 · Aggiornato 12 agosto 2026 · Ultima revisione 12 agosto 2026 rispetto alle fonti elencate sopra.